UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE MÉXICO, UCIMEXICO: CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

EL CONTROL DE LA INTEGRACIÓN DEL CAMBIO

Al inicio de la semana anterior, pude percatar que necesitaba aprender más sobre el tema, para poder desarrollar una idea más clara sobre “EL CONTROL DE LA INTEGRACIÓN DEL CAMBIO”, tenía que ubicar mentalmente su importancia. En esta ocasión se abordará uno de los procesos de las primeras áreas de conocimiento de la gestión de proyectos del PMBOK, como es la Integración y su control.

El control de verificación entre el desarrollo del proyecto y el plan se gestionará desde este proceso (el control de la integración del cambio) y gracias a él se podrán llevar a cabo acciones correctivas o cambios para mejora por variaciones supuestas o emergentes observadas durante el ciclo de vida del proyecto. En esta ocasión, el sujeto de tema se enfoca a tener el control, “etapa en la que se verifica que el desarrollo del proyecto está en línea con el Plan de Proyecto generado en la etapa de Planificación[1]” anticipándose a posibles problemas, oportunidades o requerimientos que el negocio demande en tiempo oportuno.

Según la guía del PMBOK®, edición 2000, “La Gestión de Integración del Proyecto incluye los procesos requeridos (desarrollo y ejecución del plan de proyecto, así como el control integrado de cambios) para asegurar que se coordinen adecuadamente los distintos elementos del proyecto.

Esto implica llevar a cabo las compensaciones entre los objetivos y alternativas competentes, a fin de cumplir o sobre-satisfacer las necesidades y expectativas de los accionistas o clientes. Estos procesos interactúan unos con otros y también con los procesos de las demás áreas de conocimiento Cada proceso puede implicar el esfuerzo de uno o más individuos o grupos de individuos, según sean las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre, generalmente, al menos una vez en cada fase del proyecto.

Aunque los procesos se presentan aquí como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica estos se traslapan e interactúan en formas que aquí no se detallan”[1] (ver Figura 3.2)[2].

Controlar un proceso, cualquiera que sea su fase de acción, implica ser el factor que promueva los cambios necesarios para garantizar lo acordado en el plan de inicio, o aquel que ayude a cumplir los objetivos del proyecto. En este proceso se documenta cualquier modificación aprobada por consejos o comités compuestos por los diferentes representantes de la organización involucrados en la toma de decisiones, así como el jefe del proyecto, para respetar la línea de trabajo establecida. Se ayuda a administrar su aplicación cuando sea el tiempo de aplicar dicha modificación.

Los cambios aplicados son controlados de acuerdo a una exhaustiva revisión y políticas:

· Mantener la integridad de las pautas de medición del rendimiento /Desempeño.

· Asegurar que los cambios al alcance del producto se reflejen en la definición del alcance del proyecto.

· Coordinar los cambios entre las áreas de conocimiento[1].

El costo, el riesgo, la calidad y el personal, son focos de atención que no se descuidan en el control de cambios integrado. Dicho proceso se describe en tres etapas:

1.- Documentos sobre los cuales se actuará para el control, conocida como entradas: el plan del proyecto, constituye la plataforma que ayudará a controlar los cambios; los reportes de rendimiento desempeño, alarman al equipo del proyecto sobre posibles problemas y las solicitudes de cambio en diferentes formatos.

2.- Mecanismos aplicados a las entradas para crear las salidas. Se refiere a Herramientas y técnicas: El sistema para el control de cambios, serie de procedimientos documentados que incluyen a las personas que autorizarían, la administración de la configuración de los posibles cambios que darán dirección; la medición y el rendimiento, la planificación adicional y el Sistema de información de Gestión del proyecto

3.- Documentos o ítemes que serán archivados y que son el resultado del proceso de control, las salidas: actualizaciones del plan del proyecto; acciones correctivas y el historial de la lección aprendida, que será la base para la gestión del conocimiento. [2]

Concluyendo, el control en cualquier fase o área de conocimiento de un proyecto es de suma importancia llevarlo a cabo para poder monitorear y medir cualquier desviación de los objetivos originales que pudiera afectar al rendimiento o desempeño del mismo. Es un proceso que no se debe tomar a la ligera, porque a través de él, se mide y actúa anticipándose a posibles problemas al actuar con acciones preventivas que terminen en fortalezas y oportunidades para poder llevar a término en tiempo y dentro de presupuesto, un proyecto. El control de cambios integrado es una de las principales herramientas para lograr procesos exitosos.